Burger en bestuur

Voor het realiseren van de toekomstvisie Zaans Evenwicht werken we actief samen met iedereen die daar een bijdrage aan kan en wil leveren. Het maken van communicatief beleid ‘Op z’n Zaans' betekent dat we in alle fases van het beleidsproces de vraag stellen wie belanghebbenden zijn, wat hun rol is en op welke manier zij ermee te maken krijgen. Waar mogelijk betrekken we hen bij het beleid. Dat begint bij het adequaat informeren van betrokkenen, vervolgens met hen het gesprek aan te gaan, luisteren naar deze input, deze te verwerken en tot slot hierover terug te koppelen.

Activiteiten

Toelichting status

Op verschillende momenten is de gemeente in gesprek met inwoners en organisaties die zich betrokken voelen bij Zaanse opgaven. Bijvoorbeeld via de maandelijkse netwerklunches van de burgemeester in de wijken, werkbezoeken, sessies ter voorbereiding van de woonvisie en voor de vernieuwing van het beleid ter ondersteuning en waardering van mantelzorgers en vrijwilligers. Partners in de stad komen steeds vaker met initiatieven om samen op te trekken naar de gemeente toe. Bijvoorbeeld ondernemers met Stad aan de Zaan of buurtbewoners met de Buurtvisie Westzanerdijk of bewonersbedrijven. Zaanstad is goed vertegenwoordigd in bestuurlijke en ambtelijke netwerken. Bijvoorbeeld op de gebieden Sociaal domein, de Omgevingswet en financiële verhoudingen tussen gemeente en rijk. Het eerste kwartaal lag de nadruk op de discussie over de verdeelsleutel in het sociaal domein en de voorgenomen uitname uit het budget van gemeenten voor het sociaal domein. Het resultaat is een akkoord tussen VNG en rijk waar de Zaanse portefeuillehouder grote rol in had. De methodiek Op z’n Zaans gebruiken we om samen met betrokkenen plannen te ontwikkelen. Door trainingen voor medewerkers bevorderen we het gebruik van de methodiek. We bereiden een nieuwe webcare strategie voor, die helpt de gemeente om te professionaliseren in interactieve communicatie en het gebruik van social media.

Een belangrijk speerpunt is het verminderen van regeldruk. Dat heeft te maken met minder of eenvoudiger regels, en met de manier waarop we met regels omgaan. Het college verkent aan de hand van concrete situaties de werkelijke en de ervaren regeldruk om tot verbeteringen te komen. De initiatieven uit de verschillende begrotingsprogramma's en de verbetermogelijkheden uit deze verkenning vormen samen het programma 'verminderen regeldruk'. Waar het gaat om regels van andere overheden gebruikt Zaanstad haar lobbynetwerk. Dat laatste krijgt ook een plek in de netwerkstrategie (zie prestatie 2). Juist in formele contacten van de gemeente met inwoners, bedrijven en organisaties willen we extra aandacht besteden aan het voorkomen van juridische procedures. Uitgangspunt is dat we bij mogelijke conflicten (schadeclaims en bezwaar- en beroepsprocedures) persoonlijk contact opnemen om in overleg tot oplossingen te komen. Als dit niet lukt, gebruiken we de formele weg. Deze inzet leidt naar verwachting tot een afname van het aantal bezwaar- en beroepsprocedures. Tegelijkertijd neemt met de drie decentralisaties in het sociaal domein het aantal aanvragen dat de gemeente afhandelt toe en daarmee ook het aantal bezwaren. Als het ons lukt om het totaal aantal bezwaren op gelijk niveau te houden, betekent dat dus toch een verbetering.

Activiteiten

Toelichting status

’Op veel onderwerpen bekijken we waar we met minder of eenvoudigere regels of procedures kunnen werken. Dit komt bijvoorbeeld terug in programma 4 bij prestatie 1.1 Gedifferentieerde aanpak (RO) en in programma 3 bij prestatie 2.1 Maatschappelijke initiatieven. We besteden extra aandacht aan het voorkomen van juridische procedures door gebruik te maken van de informele methode. Bij alle schadeclaims, bezwaren en beroepen die de gemeente ontvangt, neemt een medewerker persoonlijk contact op om in overleg tot oplossingen te komen. Pas als dit niet lukt, gaan we een formele procedure in. Het aantal bezwaar- en beroepsprocedures neemt af. De persoonlijke benadering en de inzet van mediators kunnen hierbij een rol spelen. Daarnaast daalt het aantal vergunningsaanvragen door het verminderen van regels (vergunningsvrij maken) en een lager aantal bouwprojecten sinds de crisis (en daardoor minder vergunningsaanvragen). Opvallend is dat het aantal procedures bij het sociaal domein niet stijgt, terwijl het aantal taken en vooral het aantal aanvragen toeneemt. Conclusies trekken kan nu nog niet, omdat door overgangsrecht de situatie van veel mensen pas later verandert. Mogelijk volgt later een stijging.

Een betrouwbare overheid is een voorwaarde voor inwoners en andere partijen om initiatief te nemen en samen te werken. Transparant zijn in het doen laten van bestuur en organisatie kan bijdragen aan het vertrouwen. Het bestuur wil nog beter inzichtelijk maken welke afwegingen zijn gemaakt voorafgaand aan een besluit.

Activiteiten

Toelichting status

Sinds kort publiceert het college na elke B&W-vergadering een publiekssamenvatting van de B&W-besluitenlijst. Het college neemt de afwegingen en argumenten op in voorstellen aan de raad. Bij de kaderstelling voor de begroting doet het college een voorstel aan de raad en neemt in de kadernota ook de opties op waarvoor het college niet koos.

Het doel is om de regel- en administratieve (lasten)druk voor burgers te verminderen en de klantgerichtheid te verhogen door de indieningsvereisten die nodig zijn voor de vergunningsaanvraag te minimaliseren, vergunningen waar mogelijk te vervangen door meldingen en zo veel mogelijk digitale intake mogelijk te maken. Digitaliseren begint bij het online aanvragen van vergunningen. Dat zal voor de burger de komende jaren steeds gemakkelijker worden. Waar mogelijk worden vergunningen op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening vervangen door meldingen. Dit vermindert de administratieve lastendruk voor de burger. De (omgevings)vergunningen zullen sneller kunnen worden afgegeven, dat wil zeggen: ruim binnen de wettelijke termijn. Dit komt door een lean (efficiënt en effectief) ingericht vergunningenproces en door verruiming, aanpassing of afschaffing van de kaders waaraan wordt getoetst. Hierdoor neemt het aantal uitgebreide vergunningsprocedures af. Het herontwerpen van de verschillende vergunningsprocedures zorgt ervoor dat de doorlooptijden omlaag gaan. Bij bezwaar en beroep tegen de vergunningen zullen in bepaalde gevallen instrumenten als mediation en bemiddeling worden toegepast om lange juridische trajecten te voorkomen.

Activiteiten

Toelichting status

Dit is opgenomen in het project Klant in Beeld en verloopt volgens plan.

De gemeente Zaanstad stelt steeds meer producten en diensten digitaal beschikbaar op de website. Zo kunnen inwoners, ondernemers en instellingen snel en makkelijk zelf via www.zaanstad.nl hun zaken regelen op het tijdstip dat hen het beste uitkomt. Het Drempelvrij-keurmerk borgt dat www.zaanstad.nl ook toegankelijk is voor mensen met een visuele, auditieve, verstandelijke of motorische handicap. Ook voor senioren, mensen met dyslexie en mensen die Nederlands als tweede taal spreken hoort www.zaanstad.nl een toegankelijke website te zijn. Hier wordt in voorzien door met heldere teksten in eenvoudig Nederlands te werken en gebruiksvriendelijke formulieren die gemakkelijk in te vullen zijn. Inwoners die geen toegang hebben tot internet of niet digitaal vaardig zijn, mogen niet tussen wal en schip vallen. De menselijke maat is hierin bepalend. Dan is er altijd de telefonische ingang of persoonlijke ondersteuning van het Sociaal Wijkteam voor een snel antwoord of ondersteuning met het internet. Zo blijft de dienstverlening voor iedereen beschikbaar.

Activiteiten

Toelichting status

De website van Zaanstad voldoet aan de landelijke eisen en heeft het drempelvrij keurmerk. Het vangnet is gerealiseerd, via 14075 kunnen inwoners advies vragen, gastvrouwen in de ontvangsthal kunnen helpen met digitaal aanvragen en de Sociale wijkteams worden ingezet om te ondersteunen. In het najaar zal de website van de gemeente geschikt zijn gemaakt voor mobiel gebruik.

Bij geboorte, verhuizing, reizen, een nieuwe baan en autorijden zijn vaak producten of diensten van de gemeente nodig. Producten die online kunnen worden aangevraagd maken wij aantrekkelijk door de aanvraag eenvoudig te maken en makkelijk vindbaar. We stimuleren actief het gebruik hiervan. Voor sommige producten en diensten is een bezoek wettelijk verplicht. Sinds 2014 is het paspoort twee keer zo lang geldig geworden van 5 jaar naar 10 jaar. Daarmee zal een bezoek minder vaak noodzakelijk zijn. Om de wachttijd te bekorten, wordt het maken van een afspraak gestimuleerd. Mocht er geen afspraak gemaakt zijn, dan blijft de wachttijd binnen de normen. De service van huisbezoeken voor de aanvraag en afgifte van identificatiedocumenten blijft gehandhaafd voor de kwetsbare groep inwoners die om gezondheidsredenen niet in staat is om naar het stadhuis te komen. Uitgangspunt is en blijft dat dienstverlening voor iedereen bereikbaar blijft.

Activiteiten

Toelichting status

Producten die online kunnen worden aangevraagd maken wij aantrekkelijk door de aanvraag eenvoudig te maken en makkelijk vindbaar. We stimuleren actief het gebruik hiervan. Steeds meer inwoners maken online een afspraak voor hun bezoek aan het stadhuis; nu al 50%. De wachttijden waren de laatste tijd hoger (zie indicatoren) vanwege systeemuitval en feestdagen, waardoor er meer bezoekers waren op de dagen dat het stadhuis wel geopend was. Het Klantcontactcentrum krijgt meer telefoontjes binnen. Deze toename zit vooral in vragen over uitkeringen (het aantal uitkeringen neemt toe) en vragen over burgerzaken. De capaciteit staat onder druk en daarom wordt er ingehuurd. Er is bovendien steeds behoefte aan nieuwe, goede instroom, omdat medewerkers intern doorgroeien naar andere functies. De gastvrouwen zorgen voor hulp bij de internetzuilen in de publieks hal (naast hun eigen reguliere taken). Ze zorgen met name voor hulp bij het maken van afspraken voor het afhalen van een reisdocument/rijbewijs.

Vanuit de Archiefwet is er een wettelijke verplichting voor een goed beheer (in goede staat houden) van archiefstukken en de verplichting dat burgers de archiefstukken kunnen raadplegen. Archiefstukken die aan slijtage onderhevig zijn (kwetsbare stukken) kunnen fysiek niet meer worden geraadpleegd. Om deze stukken te behouden én aan het publiek te kunnen blijven tonen, is digitalisering de enige optie. Daarbij is het zaak om aan te sluiten op de landelijke ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. Digitalisering is bij het gemeentearchief een doorgaand proces. Zo worden in 2015 de bevolkingsregisters gedigitaliseerd over de periode ca. 1850-1910 (de exacte periode verschilt per voormalige gemeente). Eind 2015 zijn deze registers voor het publiek raadpleegbaar via de website van het gemeentearchief. Het gemeentearchief sluit hierbij aan op het project ‘digitalisering bevolkingsregisters 1910-1939’ dat in 2014 is uitgevoerd. Het Gemeentearchief Zaanstad voldoet hiermee bovendien aan de doelstelling om de digitale dienstverlening verder te verbeteren.

Activiteiten

Toelichting status

Het Gemeentearchief Zaanstad voldoet aan de doelstelling om de digitale dienstverlening verder te verbeteren. Door het hosten van archieven voor de OVER-gemeenten en sinds kort voor het stadsarchief Amsterdam, levert het gemeentearchief inkomsten voor Zaanstad.

Binnen de gemeente worden naast de maatschappelijke taken ook taken uitgevoerd die ondersteunend zijn aan de organisatie. De opgave is om die ondersteuning zodanig te leveren, dat de rest van de organisatie zich kan richten op haar maatschappelijke kerntaken. Het gaat dan om het bieden van de juiste randvoorwaarden voor een goede werkomgeving, het ondersteund worden bij verschillende administratieve processen en managementtaken en geadviseerd worden over de inzet van mens en middelen. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt dit verder uiteengezet. Voor dit programma worden die ondersteunende taken uitgelicht waarbij sprake is van een directe relatie met en zichtbaarheid voor inwoners, ondernemers en instellingen. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van subsidieaanvragen, het kunnen betalen van facturen van leveranciers en zorgvuldige procedures bij het inkopen en aanbesteden van diensten, leveringen en werken. Maar ook de toegankelijkheid van fysieke en digitale omgevingen van de gemeente zijn belangrijk als visitekaartje voor de gemeente. Waarbij veiligheid als een vanzelfsprekend kan worden ervaren.

Activiteiten

Toelichting status

De contractenmodule is ontwikkeld en uitgegeven. Op verschillende onderdelen wordt er proef mee gedraaid. De bestelmodule zit nog in de ontwikkelfase. Naast de ontwikkeling van de software wordt er gewerkt aan een voorstel ten behoeve van implementatie van de verschillende rollen die horen bij contract- en bestelmanagement. Op het vlak van ICT is geïnvesteerd in netwerken en back-up systeem van de gemeente om bij calamiteiten terug te kunnen grijpen op eerder opgeslagen gegevens. De performance van digitale loketten loopt conform. Een informatiebrief over informatiebeveiliging is opgesteld. Alle WOB-aanvragen worden centraal geregistreerd. Met Mozard bestaat nu centraal zicht op de afdoening van Wob-verzoeken. In de tweede helft van 2015 wordt onderzocht welke acties nodig zijn om het afdoeningspercentage op 100% te krijgen. We monitoren dat ze tijdig worden afgehandeld. Voor uitgaande subsidies is een nieuw digitaal subsidieproces ingevoerd. Het proces werkt conform de algemene subsidieverordening.

Hier worden alle kosten die samenhangen met B&W verantwoord.

Activiteiten

Toelichting status

Hier worden alle kosten die samenhangen met de gemeenteraad verantwoord.

Activiteiten

Toelichting status

Hier worden alle kosten die samenhangen met de griffie verantwoord.

Activiteiten

Toelichting status